“Deja que suelte todo lo que estoy haciendo para ponerme con TU problema”
Mi amigo Andy tenía una camiseta que siempre me hacía reír.
Sí, parecía una exageración, pero tan real como la vida misma. Y no es solo porque algunas personas pensasen que sus problemas eran más importantes que los tuyos, sino por nuestra tendencia natural a ocuparnos de las urgencias sin llegar ni a plantearnos si realmente es algo importante.
Hablamos de prioridades
En general, cuando hablamos de la organización de nuestro tiempo y de la priorización como metodología para ocuparnos de lo que nos tenemos que ocupar, lo más útil es clasificar las tareas en base a dos criterios – URGENTE e IMPORTANTE
La importancia de una tarea se mide en base a las consecuencias de no llevar a cabo dicha tarea. Si podemos perder la vida, entonces es muy importante, y si no va a haber impacto, entonces no es importante
La urgencia, en cambio se mide en base a cuándo tiene que estar terminada la tarea. Y sin tener en cuenta las consecuencias de no terminarla.
Así una tarea puede ser Urgente e importante, urgente y no importante, no urgente e importante y ni urgente ni importante. Ahora nos toca priorizar, es decir ordenar cuándo voy a llevar a cabo las tareas en el las hora que tengo. Lo primero que tenemos que hacer está claro, no? Las tareas que son urgentes e importantes. También tenemos claro que a las que ni son urgentes ni importantes, es probable que no lleguemos nunca, cierto?
El truco del Almendruco es cómo priorizar los otros dos grupos. Como decíamos, la tendencia es de seguir con lo urgente, dejando a un lado tareas que siendo importantes no son urgentes…. Craso error! Así es probable que nunca lleguemos a las tareas importantes o que cuando lleguemos ya sean urgentes.
Nuestra forma de trabajo que parece que nos va medio bien, es que prioricemos las tareas importantes y no urgentes a aquellas que siendo urgentes no sean importantes, tal y como mostramos en el esquema.
Esto es una regla fija… la importancia de una acción puede tener muchos matices, por ejemplo, un cliente nos puede pedir que hagamos algo que no es importante según nuestro punto de vista, pero si ese cliente es importante y queremos que sienta nuestra implicación, podemos “subirle el nivel de importancia”.
Si te pareces un poco a nosotros, quizá tu planificación semanal no sea lo que a tí te gustaría. Para aquellos que os pasa esto, os compartimos nuestra herramienta de trabajo. Nuestro planificador semanal.
Sugerencias para el uso:
1. Imprime el planificador
2. Lista la lista de cosas que hacer
3. Clasifica estas acciones en urgente e importante…
4. Coloca en el planificador por bloques de dos horas en el siguiente orden: Urgente e importante, no urgente e importante… El resto es probable que no te quepa.
5. Al final de la semana, revisa cómo ha ido y re-ubica para la semana siguiente….
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